Le processus Achat au cœur de la transformation de la Supply Chain de Sanofi

septembre 2019

Le processus Achats au coeur de la transformation de la Supply Chain de Sanofi

La transformation digitale et la modernisation sont au cœur des enjeux de l’entreprise. Cette explosion digitale entraine de grands changements, d’un point de vue conjoncturel mais aussi d’un point de vue structurel. A l’intérieur de l’entreprise, les métiers doivent repenser leur façon de travailler pour s’adapter aux exigences du marché et des patients sans pour autant s’affranchir des contraintes organisationnelles typiques de grands Groupes. La complexité de certains processus ajoute une difficulté complémentaire qui peut être perçue comme un frein pour certains opérationnels. Plus particulièrement, le processus achat marque souvent une frontière entre les opérationnels qui souhaitent innover et les achats qui soumettent leurs contraintes.

Aujourd’hui, Sanofi est en pleine transformation numérique. Leader mondial de la santé, Sanofi est présent dans plus de 170 pays à travers le monde. Son ambition ? Transformer les avancées scientifiques en solutions de santé afin de continuer à protéger et de soigner les patients. Sanofi souhaite optimiser sa Supply Chain au niveau mondial. Cette transformation implique des entités telles que la finance, la Supply Chain, les affaires industrielles, la gestion commerciale et l’IT. La transformation de la Supply Chain passe par un programme d’envergure nommé SCCore.

Ce programme vise à donner les moyens à Sanofi de connecter l’ensemble des flux et nœuds, des usines, des fournisseurs, des centres de distributions et des marchés à une Supply Chain numérique, intelligente et en temps réel.

 

Les enjeux

  • Réussir une opération de sourcing pour la transformation d’une brique cruciale des affaires industrielles.
  • Démarrer le projet dans les délais pour respecter les contraintes métiers exigeants dans un contexte international.
  • Fédérer des individus qui ne constituent pas encore une équipe

 

Promouvoir un « One Sanofi Way »

L’objectif de SCCore ? Promouvoir la vision du Groupe en harmonisant l’organisation au travers de « One Sanofi Way ». Il s’agit de concevoir et de mettre en œuvre des processus, des systèmes, des manières de travailler homogènes, et de remplacer progressivement les anciennes habitudes tout en respectant les exigences et spécificités locales.

 

Les challenges

  • identifier le partenaire idéal capable de concrétiser la transformation de Sanofi tant sur la partie IT que sur la partie Business,
  • fédérer une vingtaine de contributeurs, venant des quatre coins du monde, qui ne constituent pas encore une équipe et qui possèdent une vraie frontière entre IT et Business,
  • adopter une posture agile permettant de s’adapter à une situation en évolution permanente,
  • suivre un processus achat peu compris et perçu comme une contrainte.

 

Concrètement SCCore a l’ambition de générer de la valeur ajoutée pour l’entreprise en :

  • alignant les processus, les pratiques et reporting définit par l’organisation,
  • améliorant la performance et la réactivité tout en simplifiant les données grâce à un système commun,
  • planifiant la Supply Chain de bout en bout avec un système de prévision (vente, opération, collaboration fournisseur etc.),
  • prenant en compte la distribution tout en maitrisant le contact avec les clients,
  • mettant en place une Académie Supply Chain pour développer les compétences et capabilités internes.

Pour choisir le partenaire externe capable de mener à bien cette transformation business et IT, Sanofi a décidé de faire appel à Timspirit, cabinet de conseil engagé qui soutient les directions digitales et business dans la mise en œuvre concrète de leurs projets de transformation.

Favoriser l’interaction entre les parties prenantes et la co-construction avec les candidats

Afin d’assurer la continuité de l’activité de distribution, cette opération de sourcing a subi une pression très forte sur les délais. Timspirit devait apporter la flexibilité nécessaire pour faire féconder le partenariat. Une opération de sourcing classique nous aurait introduit dans une impasse d’autant plus qu’il s’agissait d’un projet à dimension internationale. Timspirit a proposé une approche qui vise à maximiser l’alignement sur une proposition de valeurs claires entre Sanofi et son futur partenaire.

Pour cela, Timspirit a favorisé l’interaction entre les contributeurs et la co-construction avec les soumissionnaires. Cette approche a débuté par un rassemblement avec l’ensemble des parties prenantes (achats, juristes, et core team). Cela a permis de clarifier les enjeux et de définir les règles pour faire avancer le projet. Timspirit a ensuite réalisé une étude de marché afin d’identifier les candidats potentiels, capables de devenir le partenaire de Sanofi dans la mise en œuvre de SCCore. Après divers interviews avec les métiers, nous avons défini les caractéristiques suivantes pour sélectionner les candidats :

  • avoir une expérience significative et se positionner comme expert dans le pilotage d’un programme aussi important que celui de SCCore, et à l’échelle mondiale,
  • démontrer une expertise reconnue dans le déploiement des solutions constituant la chaîne logistique de manière globale (gestion des entrepôts, gestion des transports, gestion du service client, gestion du Supply Chain planning),
  • avoir la capacité à intégrer les solutions dans un environnement d’applications complexes, globaux et hétérogènes,
  • être garant de la bonne exécution de toutes les phases du projet telles que définies par Sanofi,
  • décrire les meilleures pratiques (processus, outils, organisation, gestion du changement, communication etc.) pour réaliser des réductions de coûts, maîtriser les risques et améliorer l’efficacité et la qualité grâce à un alignement des activités,
  • maîtriser la réglementation de l’Industrie Pharmaceutique.

 

« Ce projet, d’une envergure considérable, est une opportunité unique de transformer en profondeur la Supply Chain de Sanofi. Malgré la durée et l’intensité du programme, les ingrédients du succès sont réunis : une équipe diverse et performante, un partenaire expérimenté, l’engagement du senior management et des équipes locales. » Jamal Akhiad, PMO Supply Chain Transformation Program, Sanofi

 

Un speed dating a permis de qualifier les éventuels soumissionnaires et d’avoir un écho réel du marché. L’avantage de cette étape ? Avoir un scanning rapide et large du marché et une restitution simplifiée basé sur des retours concrets. A peine l’appel d’offres envoyé, Timspirit et Sanofi ont décidé de rencontrer les candidats pour répondre à leurs interrogations sur les enjeux du programme ce qui a favorisé davantage l’interaction entre les membres de l’équipe et les soumissionnaires. Suite à cela, les soutenances ont permis de récupérer des propositions concrètes. Tous les retours ont été analysés, consolidés et partagés. La collaboration a ensuite été testée, dans des conditions réelles, durant un mois.

Des ateliers collaboratifs (avec des labs, des présentations plus approfondies de l’environnement du client et des contributeurs) sur la solution proposée ont été organisés afin de favoriser le partage d’idées et de continuer à cocréer. Cette partie s’appelle la due diligence compétitive. Les principaux avantages de cette étape sont les suivants :

  • aligner les candidats par rapport à leur niveau de connaissances de l’environnement du projet,
  • tester les candidats dans des conditions proches de la réalité
  • commenter et améliorer les différentes offres au travers des différents échanges.

« SCCore est un projet innovant. Nous avons expérimenté plusieurs techniques/outils autour de l’innovation managériale. Nous avons aussi eu l’opportunité de fonctionner en mode agile. Le résultat était tangible et s’est manifestée par la création d’une vraie équipe augmentée et d’un projet qui fait sa lancée. » Ikbel Naccache, Senior Manager Timspirit.

Un fournisseur capable de propulser la transformation

 La participation à la due diligence compétitive a été élargie pour inclure les experts de chaque domaine. Ils ont ainsi pu rencontrer les candidats shortlistés à plusieurs reprises et d’une manière équitable. Chaque échange a permis de lever une zone d’ombre et d’améliorer la proposition. Timspirit a aussi demandé à chacun de fournir les retours sur ce qu’il avait pu observer en termes de collaboration avec les candidats. Ainsi à l’issue de cette étape, et après consolidation de tous les retours, l’équipe s’est créé une vision plus claire du fournisseur capable de propulser la transformation. Il y a une réelle visibilité sur un objectif et une stratégie commune.

Le choix du fournisseur n’est pas imposé par le management. C’est le choix de l’équipe qui est prête à collaborer avec un partenaire étudié, choisi et testé.

« Ce projet a rassemblé tous les ingrédients pour en faire une mission de conseil de référence. De l’agilité appliquée à une méthodologie éprouvée mais permettant aussi une grande créativité pour s’adapter à une situation en évolution permanente… Et le tout autour d’un sujet très passionnant : la logistique. » souligne Ikbel Naccache, Senior Manager Timspirit.

 

« Le set-up du programme a été une expérience unique, travailler auprès d’un éventail si large de professionnels et de profils est extrêmement riche. Intégrer de nombreux opérationnels aux expériences variées et les interactions constantes avec les utilisateurs nous permet de rester très proches de la réalité du terrain et nous aide à éviter l’effet tunnel. » Jamal Akhiad, PMO Supply Chain

 

Une stratégie vectrice d’innovation managériale et de motivation

Le processus achat a été transformé, grâce à Timspirit pour passer d’une contrainte que subit les opérationnels à un vecteur pour l’innovation managériale. Il a permis la fédération d’une équipe core de 20 personnes qui ont réussi à atteindre un résultat clair dans un délai de moins de 5 mois. Le processus de l’appel d’offre a transformé des individus éparpillés en une vraie équipe augmentée qui agit en fonction d’objectifs communs, qui se comprend et qui s’entre-aide.

Timpirit a combiné son savoir-faire d’une part et sa capacité à comprendre l’environnement de Sanofi afin de personnaliser sa façon de faire et de maximiser les gains pour les différentes parties prenantes.

Prochain chantier

La transformation des affaires industrielles de Sanofi a démarré par la création d’un back office financier mutualisé. Elle s’enchaine ensuite par la refonte de la chaîne logistique et par la transformation des usines de production. Timspirit continue cette aventure avec Sanofi sur les autres briques.

Télécharger la Success Story en PDF