janvier 2018

RFI, un mal nécessaire ?

itsm dans le cloud

A quoi sert le RFI (Request for Information) ? Véritable promesse à deux sens, zoom sur l’utilité de ce processus business.

Cet article est la restitution d’un travail réalisé lors d’un GEP (Groupe d’Échange de Pratiques), animé par Timspirit, qui a réuni des directeurs commerciaux d’ESN majeures en France, sous l’égide de l’AeSCM. Les participants ont partagé leurs expériences sur la perception du RFI dans la relation client/fournisseur ainsi que sur sa finalité. A partir de leurs propres histoires, ils ont débattu sur la pertinence et l’utilité des RFI puis identifié un certain nombre de critères pour faire du RFI un outil win/win.

Un RFI d’accord, mais POUR QUOI faire ?

Le RFI (Request For Information) est un processus business utilisé par les clients pour obtenir des informations écrites sur les services et ressources proposés par un fournisseur. Il a vocation à répondre à plusieurs besoins tels que :

· Préparer un RFP (en affinant sa vision et sa stratégie sur un sujet et recueillir des informations sur les capacités des fournisseurs)
· Disposer d’une vision sur les offres du marché et constituer une base de données,
· Développer et affiner sa stratégie sur un projet donné.

Le RFI est souvent perçu comme un mal nécessaire dans la relation client/fournisseur en partie parce que un RFI mobilise de l’énergie autant chez le client que le fournisseur.

Il doit donc avoir une finalité précise et non se substituer à d’autres procédures. En effet, un RFI n’est ni une étude de marché (il y a des prestataires pour cela), ni un moyen de réduire le nombre de participants à un RFP (dans ce cas d’autres approches se révéleront plus efficaces). Ce n’est pas non plus un outil de sélection pour une short list mais bien un outil de qualification et de filtrage qui doit permettre d’aboutir à une « longue liste ».

La valeur ajoutée d’une telle démarche réside, pour le client, dans la possibilité de :

· Découvrir de nouvelles expertises et de nouveaux fournisseurs,
· Affiner et structurer la stratégie envisagée,
· Favoriser l’innovation autour de son projet,
· Filtrer (et non sélectionner) les fournisseurs les plus en adéquation avec ses attentes.

Le RFI, une étape clé de la qualification pour le fournisseur

De son côté, le fournisseur perçoit souvent le RFI comme un « truc de commerciaux », consommant beaucoup de ressources et de temps pour un résultat à faible valeur ajoutée. Parfois même, il est perçu comme un risque de fuite d’informations. Le prestataire doit donc s’assurer de la pertinence de participer à une procédure de RFI. NO ou NOGO ?

Les critères qui déclenchent le NOGO pour le prestataire sont généralement bien identifiés : trop de participants ou peu de filtrage, aucun RFP planifié, aucune rencontre avec le client, un projet trop flou… Comme dans toutes les phases d’une négociation, il faut rester attentif aux aspects irrationnels de la consultation et aux messages indirects ou cachés.

En cas de GO, le prestataire à fort à gagner à répondre à un RFI :

· Parce que le RFI se concentre sur la stratégie et non l’acte d’achat. Par exemple, un RFI pourra porter sur un choix d’architecture pour le SIRH et à l’issue, le client aura les idées plus claires sur sa stratégie pour lancer son RFP.
· Parce que c’est un moyen de se différencier, d’affirmer sa position et d’être plus tranchant. Dans le RFI, la conviction prime sur la forme ce qui autorise des postures provocantes et innovantes. Certains prestataires abordent les RFI façon Godard, d’autres façon Star Wars… à leurs risques et périls.
· Parce qu’il offre plus de liberté et d’innovation dans les propositions que dans un RFP plus cadré et peut gagner en crédibilité.
· Parce que c’est l’occasion de développer des partenariats en amont du RFP avec des éditeurs par exemple.
· Parce qu’il permet d’anticiper et de qualifier le RFP et de limiter les dépenses d’avant-vente en identifiant les sollicitations à faible retour sur investissement.

RFI : Une étape clé de qualification avant le RFP

Un RFI présente de nombreux avantages côté client mais aussi côté fournisseur :

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Côté client, réussir son RFI, c’est aussi savoir le « marketer »

La réussite d’un RFI, au-delà de sa finalité et de la façon de le mener repose aussi sur la capacité du client à « séduire » les bons fournisseurs et éviter une mauvaise image qui pourrait entrainer un NOGO.

Concrètement, comment rendre « alléchant » un RFI ?

· Des éléments de volumétries : communiquer les principaux éléments de volumétrie en phase de RFI (et donc informer sur la taille du projet) donne aux fournisseurs la possibilité d’identifier leur capacité à faire et de jauger l’effort à fournir dans la réponse.
· Les attendus majeurs et les points clés contractuels : un RFI doit informer les fournisseurs sollicités des points structurants et des attendus majeurs dans le cadre de la sollicitation.
· Des enjeux bien appréhendés : les prestataires doivent comprendre rapidement l’objectif du RFI qui est plus porté sur le fond que sur l’achat en lui-même.
· Un planning : un RFI doit fournir une vision planning aux fournisseurs sollicités. Les next steps et timelines permettent aux fournisseurs d’anticiper, de s’organiser et de se projeter. Il doit également prévoir un RFP.
· Une vue d’ensemble : un RFI qui donne une vision globale de l’initiative portée avec les enjeux clés permet aux fournisseurs sollicités de gagner en pertinence dans leurs réponses.
· L’assurance d’un filtrage : un RFI doit aboutir sur un filtrage sous peine de devenir un simple benchmark.
· La possibilité de rencontrer le client : un RFI doit aussi donner l’opportunité au fournisseur de rencontrer le client afin de poser les bonnes questions.

Marketing du RFI

marketing-rfi

Le RFI une promesse dans les deux sens

Le RFI est une étape clé de qualification avant le RFP, aussi bien pour le fournisseur que pour le client. Il permet au client d’affiner ou choisir sa stratégie, d’enrichir son champ des possibles et de découvrir de nouvelles expertises. Quant au prestataire, ce dernier peut qualifier le RFP et réduire ses dépenses d’avant-vente, développer ses avantages concurrentiels en se montrant innovant, nouer des partenariats en amont du RFP.

Dans l’esprit, le RFI peut et doit être Win/Win et permettre, aux deux parties, de gagner du temps afin de savoir rapidement si on peut envisager de se marier. Ou pas !

Aïda MDIDECH

Aïda MDIDECH

Consultante @Timspirit - Equipe Sourcing

Aïda est arrivée chez Timspirit en 2015 au sein de l’équipe Sourcing. Elle a travaillé sur des appels d’offres et à l’organisation d’un groupe d’échanges de pratiques entre fournisseurs. Elle a également travaillé sur la définition d’une stratégie digitale.

Quand elle n’est pas en mission, Aïda prend plaisir à cuisiner – et elle est très douée !

Olivier SZTABOWICZ

Olivier SZTABOWICZ

Directeur associé @Timspirit - Expert Sourcing

Olivier a 20 ans d’expérience en organisation, sourcing et gouvernance. Il a passé plus de 10 ans à assister les entreprise sur leur transformation par le sourcing. Aujourd’hui associé chez Timspirit et  responsable de l’équipe Sourcing, il crée et développe de nouvelles offres à destination des DSI.

Que ce soit à son bonnet rouge ou au drapeau de pirate qui flotte fièrement sur son bolide, on comprend vite qu’Olivier n’aime rien plus que d’être sur la mer ! Et on adore l’écouter parler des Glénans – ou d’autre chose, il a toujours une histoire à raconter.

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