septembre 2018

Recette de l’agilité contractuelle

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Compte rendu du GEP#7 Ae-SCM, par Timspirit

Le GEP (Groupe d’Échanges de Pratique) est un groupe de travail qui réunit tous les deux mois des responsables commerciaux d’ESN (Entreprises de Services du Numériques) en France pour débattre des sujets liés à la relation clients / fournisseurs, sous l’égide de l’Ae-SCM. Fruit d’un nouveau cycle de débats animé par le cabinet de conseil Timspirit, le GEP vous propose une recette simple et pratique pour mettre un peu d’agilité dans vos contrats.

L’élaboration d’un contrat agile étant de plus en plus discuté, ce GEP a été l’occasion pour les participants de clarifier la différence entre Agilité contractuelle et Contrat de projet Agile, et de partager leurs expériences et leurs pratiques.

Les demandes clients étant quasi inexistantes en matière de Contrat de projet Agile (contrat portant sur des développement et méthodes agiles) auprès des fournisseurs du GEP, les échanges du groupe se sont naturellement concentrés sur l’agilité contractuelle proposée sous la forme d’une recette simple et pratique.

Ingrédients 

  • Base de la préparation : un contrat de type « classique »,
  • 500g de confiance et de respect mutuels,
  • 200g d’engagements réciproques,
  • 100g d’objectifs de qualité,
  • 100g d’ambition contextualisée,
  • Une brique d’unités d’œuvre claire et orientée résultats.

Préparation

A l’unanimité et au-delà des seules clauses contractuelles, les participants du GEP se sont accordés sur l’importance d’une relation de confiance établie entre le client et le fournisseur.

Il est fondamental de travailler dans un climat de respect mutuel et de bien définir les conditions d’exécutions et de collaboration avant d’envisager mettre de l’agilité dans vos contrats.

Il est également fondamental de veiller à respecter la culture de l’entreprise et de s’interroger sur les éventuels ingrédients/composants à éviter (dépendant souvent du contexte client) pour anticiper des solutions de substitution si nécessaire.

L’agilité contractuelle peut paraître plus facile à réaliser qu’elle n’y paraît et la qualité des ingrédients ne doit pas être négligée. Commencez par bien préciser les clauses juridiques entre le fournisseur et son client, puis ajoutez :

  • 100g d’ambition contextualisée : Soyez flexible !

Les participants du GEP ont tous insisté sur la nécessité de rester flexible et de tenir compte de la situation de leur client. Ils conviennent que les modalités et composants du contrat d’origine peuvent évoluer. Pour être agile, il convient de s’adapter et d’anticiper les possibles évolutions du contrat. Il arrive parfois que les « ingrédients » prévus initialement ne soient finalement pas nécessaires.

Pensez également à impliquer un membre de l’équipe de direction du fournisseur pour obtenir une vision d’ensemble et faire accepter le coût de certains éléments que composent l’agilité.

Si les ingrédients sont révisés, le client doit avoir pleine conscience du budget nécessaire. Pour rester cohérent, l’ajustement réalisé ne doit pas exploser le coût du projet.

Enfin, ne perdez pas de vue l’état d’esprit de votre équipe. Pour ne pas rater votre agilité contractuelle, cuisinez en toute harmonie et conditionnez votre équipe aux éventuelles variations de recette.

  • 100g d’objectifs de qualité: « Ni trop salé, ni trop épicé » !

Sélectionnez au préalable les objectifs du projet avec les différentes parties prenantes et accordez-vous sur le résultat souhaité.

  • 200g d’engagements mutuels : Intégrez des accords de réciprocité dans votre contrat !

Il est fondamental à ce stade de la recette de bien suivre votre contrat et d’en partager les conditions avec les métiers et les clients. Les accords de réciprocité sont clés dans la réussite de votre agilité contractuelle !

  • Une brique d’unité d’œuvre : Ne négligez pas la période « tampon » !

Ajustez les quantités en fonction du goût de vos clients en prévoyant une marge de manœuvre. Il peut être nécessaire d’ajouter progressivement les quantités des ingrédients nouveaux, c’est la « période tampon » ou dite de « rodage ».

  • Et le plus important ! 500g de confiance : Secret de l’agilité contractuelle !

Une bonne recette se partage et se réalise dans une relation de confiance constante, c’est même l’un des secrets de la réussite !

Réalisation et mise en œuvre

Une fois les différents ingrédients correctement intégrés, tout le succès de la recette repose sur la réalisation et la mise en œuvre qu’il sera nécessaire une fois encore d’ajuster en fonction des demandes.

Toute recette réussie nécessite d’être contrôlée, goûtée et ajustée si nécessaire. Ne laissez pas mijoter votre contrat sur le feu ! Ne laissez pas la relation se dégrader et prenez en compte les remarques de vos interlocuteurs pour réajuster le « Reste à faire ». L’agilité est une collaboration et co-élaboration afin de vérifier, créer et valider ensemble les conditions de votre agilité. Une bonne communication permet de bien considérer les attentes de chaque partie prenante.

Conseils du GEP

Les participants du GEP recommandent de vous assurer de la « fraîcheur » des équipes – notamment celles soumises à la flexibilité – et de prévoir un dispositif permettant de faire varier les ingrédients en fonction des demandes de vos clients, de rester souple et d’accepter les évolutions (Trade In / Trade Off).

Assurez-vous que le dispositif financier est toujours adapté avant d’incorporer un nouvel ingrédient et restez flexible.

De leur côté, les clients doivent accepter une évolution des coûts en cas de variante ou d’ajout d’ingrédients particuliers.

Comme dans la cuisine des plus grands chefs, l’état d’esprit est un facteur de réussite de l’agilité contractuelle. Mitonner l’agilité est un plaisir à partager qui doit s’inscrire dans la durée pour permettre de créer de nouvelles recettes dans un climat de confiance. Plus la collaboration est longue et la confiance renouvelée, et plus l’envie de gagner en agilité se fait sentir.

A l’image du guide Michelin, il serait intéressant de proposer des « étoiles » aux Métiers pour saluer les résultats obtenus. Cette attribution permet de fêter les succès, de développer la créativité et l’innovation, de donner envie de prendre des risques pour dépasser ses objectifs et d’être source de création de valeur.

Aïda MDIDECH

Aïda MDIDECH

Consultante @Timspirit - Equipe Sourcing

Aïda est arrivée chez Timspirit en 2015 au sein de l’équipe Sourcing. Elle a travaillé sur des appels d’offres et à l’organisation d’un groupe d’échanges de pratiques entre fournisseurs. Elle a également travaillé sur la définition d’une stratégie digitale.

Quand elle n’est pas en mission, Aïda prend plaisir à cuisiner – et elle est très douée !

Olivier SZTABOWICZ

Olivier SZTABOWICZ

Directeur associé @Timspirit - Expert Sourcing

Olivier a 20 ans d’expérience en organisation, sourcing et gouvernance. Il a passé plus de 10 ans à assister les entreprise sur leur transformation par le sourcing. Aujourd’hui associé chez Timspirit et  responsable de l’équipe Sourcing, il crée et développe de nouvelles offres à destination des DSI.

Que ce soit à son bonnet rouge ou au drapeau de pirate qui flotte fièrement sur son bolide, on comprend vite qu’Olivier n’aime rien plus que d’être sur la mer ! Et on adore l’écouter parler des Glénans – ou d’autre chose, il a toujours une histoire à raconter.

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